晋中市政务大厅管理中心文件

市政管发[2008] 27号

关于印发《晋中市政务大厅主任办公会议制度》等六个制度的通知

中心各科室：

    现将《晋中市政务大厅主任办公会议》、《晋中市政务大厅管理中心印章使用管理制度》、《晋中市政务大厅管理中心财务管理制度》、《晋中市政务大厅管理中心固定资产、物资、日常办公用品管理制度》、《晋中市政务大厅管理中心公务接待管理办法》、《晋中市政务大厅管理中心公文和档案管理工作制度》印发你们，请遵照执行。

晋中市政务大厅管理中心

二〇〇八年七月二十八日

晋中市政务大厅主任办公会议制度

    一、主要内容

    主任办公会议是对政务大厅工作中的重大问题进行民主决策的一种议事形式，是贯彻民主集中制和行政首长负责制的双重体现，一般采取民主讨论，大厅主任最后决定的决策程序。

    二、参加人员

    主任办公会议由大厅主任或副主任主持，大厅管理中心有关负责人参加。办公室是主任办公会议的协调机构。

    三、会议组织与要求

    1、主任办公会议采取不定期召开的形式。召开主任办公会议，有关负责人员须全体到会，因事因病未能到会者，办公室应会后向缺席人员通报会议内容。

    2、凡需主任会议讨论的工作方案(草案)、规章制度(草案)、文件(草案)、项目预算(草案)等应会前发放到参会人员手中，以便于认真研究和修改。

    凡主任办公会议决定并需交付执行的，应形成书面文件，由主任或副主任签发后执行。

    3、凡在主任办公会议上做出的决定均应严格执行，执行中如遇到困难和问题，应及时向主任或副主任报告。

    4、凡在主任办公会议上议而未决或带有机密性的问题，与会人员不得向外泄漏有关信息，不得对外宣传。

    5、主任办公会议贯彻民主集中制原则。与会人员有如实向会议报告所了解的情况和发表自己意见的权利，同时有执行会议决定的义务；主任有在广泛听取意见的基础上作最终决策的权利，同时有综合大家意见，做出正确决定和维护决定严肃性的义务。

晋中市政务大厅管理中心印章使用管理制度

    为加强市政务大厅管理中心各类印章的管理，根据市政府的有关规定，结合本中心实际制定本制度。

    一、印章的种类

    (一)晋中市政务大厅管理中心印章。

    (二)晋中市政务大厅管理中心党组印章。

    (三)中国共产党晋中市政务大厅党总支委员会印章。

    (四)晋中市政务大厅管理中心工会委员会印章。

    (五)财务类印章(银行预留印鉴)即：晋中市政务大厅管理中心财务专用章、中心负责人名章、财务负责人名章和出纳名章。

    二、印章的使用范围

    (一)晋中市政务大厅管理中心印章，主要用于：以本中心名义发出的各类公文；以本中心出具的介绍信、信函；以本中心名义制发的各种奖状、证书、聘书、请柬；以本中心名义发出的贺信、慰问信；以本中心名义报送的各种报表、表格、材料；以本中心名义签定的协议、合同。

    (二)晋中市政务大厅管理中心党组印章，主要用于：以中心党组名义发出的公文；以中心党组名义出具的介绍信、信函；以中心党组名义制发的各种奖状、证书、聘书、请柬；以中心党组名义发出的贺信、慰问信；以中心党组名义报送的各种表格、报表、材料。

    (三)中国共产党晋中市政务大厅总支委员会印章，主要用于：以党总支委员会名义发出的公文；出具的介绍信、信函；制发的各种奖状、证书、聘书、请柬；发出的贺信、慰问信；报送的各种表格、报表、材料。

    (四)晋中市政务大厅管理中心工会委员会印章，主要用于：以中心工会委员会名义发出的公文；以中心工会委员会名义出具的介绍信、信函；以中心工会委员会名义制发的各种奖状、证书、聘书、请柬；以中心工会委员会名义发出的贺信、慰问信；以中心工会委员会名义报送的各种报表、表格、材料。

    (五)财务类印章，主要用于财务类工作。

    三、印章的管理

    (一)财务负责人、出纳名章各人妥善保管，其他印章由中心指定专人保管、登记和用印。印章必须安全存放，做到用时取出，用后即放回。印章管理人员要遵守纪律，严格按照本制度规定使用印章。

    (二)使用晋中市政务大厅管理中心印章须经中心主任批准。

    (三)使用晋中市政务大厅中心党组印章须经中心党组书记批准。

    (四)使用中共晋中市政务大厅总支委员会印章由组织委员批准。

    (五)使用晋中市政务大厅中心工会委员会印章须经工会主席批准。

    (六)使用财务类印章按照(会计法)和财务管理有关规定用于财务类工作需要。

    (七)用印实行登记制度

    1、用印前，应严格审查签批手续，并做好用印登记。非公文的用印，经办人按规定逐项登记，重要用印，应复印存查。

    2、严禁在空白介绍信、便函、白纸上加盖各种印章。

    四、印章的制作与销毁

    各类印章的制作与销毁，按照《国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发[1999]25号）文件执行。

    五、本办法从印发之日起施行。

晋中市政务大厅管理中心财务管理制度

    为进一步加强财务管理，强化财经纪律，规范财务行为，根据《会计法》、《会计基础规范》和省、市有关财政法规、制度、规定，结合政务大厅实际，制定本制度。

    一、执行中心主任"一支笔"审批制度，即单位所有经费支出必须由主任审批报销。

    二、会计、出纳工作严格分开，实行收支两条线管理，严禁收入不入帐、私设"小金库"、"帐外帐"和坐文现金等违纪行为。

    三、财务管理工作应遵照国家有关财政预算及各项财务规章、制度进行，严格、规范操作。按照"节俭使用、保障有力"的原则，认真做好年度经费预算工作。按照方便、快捷、准确、及时的原则做好日常财务管理工作，做好经费使用计划，做到计划使用、节约使用。杜绝不合理支出。

    四、财务工作职责。

    根据会计业务的需要和会计工作规范的要求，由办公室管理，对政务大厅主任负责。

    1、负责预审原始凭证，办理政务大厅经费的收入、支出报帐。

    2、负责审核银行转帐原始凭证，并填制报帐单，项目填写齐全，一事一单，及时报送核算中心。

    3、负责编制年度预算、决算，拨款和各专项费用的预算和拨款事宜。

    4、负责编制会计报表及说明。

    5、负责会计档案的整理及归档工作。

    6、负责财务印鉴的管理。

    7、负责政务大厅实物会计。负责登记固定资产明细帐和固定资产卡片。

    8、负责办理现金支票和转帐支票的申领及核销。

    9、负责保管定额备用金，严格按照《现金管理条例》的规定正确使用现金。

    10、负责审核现金收支原始凭证，不符合规定要求的有权拒绝支付、办理。

    五、开支审批。

    1、大额商品支出和建设的，执行政府采购的，按市政府及财政局的有关规定办理。非政府采购的，要事前做出购买方案和预算，经主任会议审定后执行，属建设项目的，要建前有预算，竣工有决算。只属大额支出的，均经分管领导审查同意。

    2、各项业务开支，由当事人呈报本科室负责人同意，并请示政务大厅主任批准后办理。办理完毕后填制相关单据，本科室负责人审核，报政务大厅主任审批后办公室具体办理报销事宜。

    3、属紧急或特殊情况者，可先行请示，批准后办理，但事后必须及时补齐相关手续。

    六、现金报销。

    1、基本程序：当事人填制单据并签字，科室负责人审核，大厅主任批准，办公室办理。

    2、购置办公用品和固定资产。办公室按财政部门的有关规定和本制度的办公用品管理的有关规定办理，原始发票后须附明细单。

    3、凡报销的原始单据必须为合法的统一发票，发票上应载明单位、日期、金额(大小写)、用途，加盖销货单位财务专用章或发票章。

    4、报纸、书刊订阅，每年十月份由各科室提出意见，管理中心主任办公会议决定后，办公室统一办理费用支付、报账等手续。

    七、转帐。按照支票使用优先原则，政务大厅的各项开支均应尽量使用支票转帐方式。

    八、借款。

    1、现金借款。由借款人填写借款单，科室负责人审核后报政务大厅主任批准，办公室办理。

    2、借用支票，由科室负责人填写支票领用单，注明金额、用途、收款单位等，经政务大厅主任批准后方可借用。同时，领用人应在支票领用登记簿上登记领用支票号码、用途、日期、领用人姓名。业务办理完毕，及时到办公室核销。

    3、不得借支空白支票，不得以"白条"借支款项。

    九、差旅费开支。严格按国家规定执行，及时清帐报销，不得拖延跨月，财务人员有及时督促催还之责。

    十、本办法末尽事宜按《会计法》和市财政局有关规定执行。

十一、本办法从印发之日起施行。

晋中市政务大厅管理中心固定资产、物资、日常办公用品管理制度

    为了加强本单位固定资产、物资、日常办公用品的管理，根据晋中市政府有关文件精神，结合本中心实际，制定如下管理制度：

    一、固定资产、物资、日常办公用品由保管员统一保管，统一发放，统一核销。

    二、固定资产、物资、日常办公用品先登记，后领用。先由保管员按商品的品名、类别、数量等内容登记后，使用人签字方可领用。照相机等非日常办公用品使用后须及时归还。

    三、固定资产的管理。凡购价在500元以上，使用价值一年以上的物资应列入固定资产管理范围，无论什么经费渠道购买(含其他单位赠送)均必须登记入帐，具体程序：需购买固定资产的科(室)先书面报告，经领导同意后，由相关人员2人以上购买后交保管员登记入帐，保管员在发票上签名验收后，经办人员按财务制度报销。

四、物资的管理。中心物资按工作需要和经费情况，原则上由相关科(室)按财务制度规定，先行提交报告，经中心主任批准后办公室统一办理。墨水、纸、稿笺、信封、计算机耗材等办公用品购进或印刷，保管员按物品的品名、类别、数量等内容登记入帐，并在合法票据上签字，办公室按财务制度报销，对其他单位赠送的贵重物品物资，保管员也应登记入帐。

    五、日常办公用品的领用。笔、墨水、稿笺、笔记本、计算机耗材等办公用品的领用，各科(室)要根据工作需要和使用情况，本着厉行节约，方便工作的原则，使用人填写领取单据由科长签字后到保管处领取。其他单位赠送的贵重物品物资，一般不作为办公用品发放，因工作需要，如接待、馈赠等，需由经办人员书面说明由领导审批后，保管员方可核消登记并发放。

    六、保管员职责

    (一)保管员要经常检查库存情况，做到堆放整齐、干净、无腐烂、变质，坚持先购先发，后购后发的原则发放物资。

    (二)保管员应做好固定资产、物资、日常办公用品的登记和收发工作，按季清理，半年盘存，做到帐物相符，厉行节约，遏制浪费。

    (三)保管员要做好防火、防盗、防水等工作，确保本中心固定资产、物质、日常办公用品的安全。

七、本办法从印发之日起施行。

晋中市政务大厅管理申心公务接待管理办法

    为规范大厅公务接待行为，根据我省、市有关财政制度和规定，结合政务大厅实际，制定本制度。

    一、接待范围。上级机关检查指导工作的领导、政务大厅公务活动及其他需要接待的事宜。

    二、接待原则。公务接待工作由办公室负责。工作中做到热情、礼貌、周到、节俭，合理安排迎、送、食、宿、行等各个环节。

    三、接待要求

    1、大型会议和重要活动外，其他一律按工作餐标准接待。

    2、严格控制陪同人数，陪同人员要认真做好接待服务工作。

    3、实行定点接待，原则上在市政府定点采购指定的酒(饭)店接待客人。

    4、客人需要住宿的，按热情、从简的原则安排。

    四、接待安排

    1、大厅领导接待来客时，由办公室安排。

    2、各科室需要接待时，由接待科室报大厅主任批准后，办公室安排。

    五、接待签字。中心领导具有饭店、酒店的签单权。

    经授权，被授权人也可行使此项权利，但应在饭店、酒店的接待单上注明被接待人单位、人数、陪客人数及接待原因。

    六、接待费用的审批与结算。接待费用审批实行"一支笔"审批制度。在榆次范围内，由大厅主任审批，办公室统一结算；在外地的由陪同人员结算并保存好符合财务规定的正式单据，返回后按照本《办法》第五章的相关要求办理。

    七、日常招待用烟、水果等均由中心主任安排，办公室统一采购。

    八、接待工作严格按照制度执行，费用报销严格按照财务制度办理，严禁安排高消费娱乐和休闲活动。

九、本制度自公布之日起执行。

晋中市政务大厅管理中心公文和档案管理工作制度

    为加强市政务大厅管理中心公文和档案管理工作，根据《国家行政机关公文处理办法》、《中华人民共和国档案法》、《档案法实施细则》及有关要求，结合大厅实际，制定本制度。

    一、公文的文种、起草、审核、发送等公文办理按《国家行政机关公文处理办法》及市政府的相关要求办理。

    二、公文收、发和立卷归档由办公室专人负责，统一归档，统一保管。

    三、公文归档按《中华人民共和国档案法》、《档案法实施细则》及相关要求办理。

    (一)文件归档范围。

    1、上级来文。

    (1)省级机关、市委、市政府等上级机关发的属于本大厅主管业务并要贯彻执行的文件。

    (2)省级机关、市委、市政府等上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件、材料。

    (3)各级领导来大厅视察、检查工作时的讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

    (4)市人大、市政协交办的建议、议案。

    (5)上报党组织的正式文件、材料。

    2、政务大厅管理中心的文件、材料。

      (1)本中心的正式发文。

①以本中心编号的发文、传真签发稿、印本。

      ②本中心制发的各种便函、信件、简报、通报等的签发定稿、印本(无正式发文编号的)。

    (2)本中心的会议文件、材料。

    (3)本中心党组的工作计划、总结、会议记录、纪要、决定、通知等文件、材料。

    (4)本中心工会委员会工作计划、总结、会议记录、纪要、决定、通知等文件、材料。

    (5)本中心办公室的文件、材料。

      ①大事记；

      ②介绍信存根及值班记录；

      ③处理突发事件的报告、电报、电话记录等文件材料；

      ④内部工作规范、制度、荣誉奖励证书的文件、材料；

      ⑤内部机构人事、工资等工作的文件、材料；

      ⑥财务账簿、凭证、报表(半年、年度)及审计的文件；

      ⑦与有关单位签定的合同、协议书；财产登记及交接凭据、清单(包括物资、档案、捐赠)。

    3、市级各部门来文。市级各部门主送或抄送中心的函件。

    4、各区县来文。各区县政府、政务服务中心主送本中心的请示、报告和函。

 (二)档案收集的具体要求和分工。

    1、归档文件均应做到完整无缺，并剔除重份文件。

    2、按上述档案收集范围的文件、材料，由办公室负责组卷。

四、档案的整理。

 (一)装订。将应归档的文件材料以"件"为单位固定在一起。属永久、长期保存的文件需用"三孔一线"进行装订。

 (二)分类。中心的文书档案按保管期限按照年度、机构分类。

    1、保管期限：文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3种。永久为50年以上。凡是反映中心主要职能活动和基本历史面貌，对中心建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期为16-50年。凡是反映中心一般工作活动，在较长时间内对中心工作有查考利用价值的文件材料列为长期保存。短期为15年以下。在较短时间内对中心工作有利用价值的文件材料列为短期保管。根据以上划定的不同的保管期限进行分类。

    2、年度：按形成和处理文件的年度进行分类，采取一年一归档。

    3、机构：根据文书处理阶段形成和处理文件承办单位对归档文件进行分类。

 (三)排列。同一事由的相关文件应当排列在一起。不同事由的文件可在同一机构内按时间顺序进行排列。做到正件在前，附件在后，印件在前，拟文稿签字和定稿在后；转发文在前，被转发文在后；应归档的电报，应合并到相应的文件中去，做到文电合一。

 (四)编号。以归档的形式在归档文件上注明，包括：全宗号、年度、内部机构名称、保管期限和定编件号等内容。

  (五)编目。编制归档文件目录。把同一年度、同一保管期限，按内部组织机构顺序排列后，装订成册，并编制封面。

  (六)装盒。将归档文件按件号顺序装入档案盒，编制档案盒封面及盒背项目并排列上架。

 (七)归档文件的接收。所有应归档的文件，由相关科室和人员收集、清理，并于次年3月底前移交；重要会议材料，应在会议结束后及时收集齐全移交；任何人不得据为己有。由档案管理人员统一接收。

 (八)归档文件的质量要求。归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或褪变的文件应予复制。打印规范，书写必须使用黑色、蓝色钢笔(或黑色签字笔、毛笔)。档案管理人员应针对档案文件的收集、交接工作、档案材料的质量问题等向相关科室、人员提出建议或要求。

    (九)档案的立卷、归档制度。档案管理人员将档案资料收集齐备后，及时鉴别、整理、分类、编号、编目。在6月底前完成装盒归档工作。到期档案按规定移交市档案局管理。

五、档案的利用

  中心档案主要为中心领导服务，为中心各科室服务

 (一)档案管理人员要熟悉库藏，根据工作需要积极、主动、迅速地为利用者提供服务。

 (二)严格借阅制度。借阅档案，须办理借阅手续，并如实填报利用效果。

 (三)本单位工作人员因工作需要查阅档案，须经档案管理人员同意；外单位需查阅档案，须持单位介绍信，并经中心主任同意后方可查阅。

 (四)档案一律不得外借，查阅者应在档案室内指定地点查阅。查阅者按规定内容进行查阅，不得擅自扩大查阅范围。查阅者应保持案卷的整齐清洁，不得勾画、涂改、抽拆，不得损坏案卷。

 (五)查阅、复印密件，须遵守晋中市有关保密规定。即，机密档案、资料一律不予复印，特殊情况需摘录或复印的，须经领导同意。

 (六)不对外提供电话询查档案利用。

 (七)查阅财务档案必须由中心其他人员陪同或中心领导批准。

 (八)档案管理员在查阅者归还案卷时要认真检查，确认完好无缺。

六、档案的保管和保密

 (一)档案管理工作由专人负责。

 (二)档案室为机要岗位，严禁无关人员介入档案保管。

 (三)档案管理人员及利用者必须严格遵守保密守则，不得传播档案中机密内容及有关干部评价、个人隐私、检举举报等不宜公开的内容。档案管理人员不得将案卷、档案材料带离办公室，不得对他人谈论档案内容。

 (四)档案室内严禁烟火，禁止堆放易燃易爆物品、食品及其它杂物。对防火、防盗、防虫蛀鼠咬、防潮、防尘、防强光等设备设施常检查。加强档案的技术保护，延长档案的使用寿命。

七、本制度从印发之日起施行。